Réduction de budget ou capitalisation sur l'avenir ? Nécessité de se concentrer sur son coeur de métier ? Volonté de maximiser la mobilité des collaborateurs ? Besoin de jongler avec les coûts ?

L’externalisation, aussi appelée outsourcing, consiste en une délégation durable de certaines fonctions à un prestataire informatique extérieur. Il s’agit d’une stratégie à long terme qui s’avère généralement moins onéreuse et plus souple que la gestion en interne. Sa mise en œuvre est susceptible de dégager des plus values économiques et financières importantes, influant positivement sur la croissance, la trésorerie et les fonds propres de l’entreprise. L’externalisation, historiquement réservée aux grandes entreprises, trouve aujourd’hui des solutions adaptées aux PME/PMI et TPE.

La délégation de fonctions non stratégiques à un prestataire spécialiste vous permet de vous recentrer sur votre cœur de métier. Mais que peut-on déléguer ? Comment s’organiser en interne ? Quels moyens technologiques doit-on mettre en œuvre ?
Quelles que soient les particularités de vos besoins, l’externalisation est un projet d’entreprise dans lequel il est nécessaire d’intégrer chaque collaborateur. Il vous faudra communiquer et expliquer la stratégie des choix qui auront été fait pour obtenir l’adhésion sans laquelle le projet ne pourra être mené à bien.


POURQUOI EXTERNALISER ?

Réduction des coûts et optimisation des ressources de l'entreprise:
Le coût est de loin l’avantage le plus souvent cité par les entreprises attirées par les sirènes de l'externalisation. Ces entreprises apprécient le fait de pouvoir déterminer aisément et à l'avance les charges fixes pour des services ou des fonctions qui étaient jusqu'alors une charge significative pour l'entreprise.

Qualité et compétences du prestataire :
Les compétences spécifiques du prestataire vont contribuer à améliorer l’organisation de l’entreprise en délestant les décideurs des détails opérationnels.
Le prestataire, spécialiste de son coeur d'activité, va pouvoir proposer des services aux coûts optimisés.
On pourra aussi mettre en avant que le recours à une équipe de spécialistes facilite le respect des normes de sécurité et de fiabilité et décharge l'entreprise cliente de toute reponsabilité quant à ces personnels et à leurs faits.

Souplesse et simplicité de l’externalisation:
Tout dirigeant connait un jour les difficultés d'un bon recrutement; externaliser, c'est bénéficier immédiatement d'une équipe externe efficace, déja formée et à même de régler vos problématiques. Le coût des salaires, la contrainte de la gestion et les inévitables ajustements de personnel incombe désormais au prestataire.


Exemple d'externalisation:

-- L’externalisation fait partie intégrante de la politique de sécurisation des données de l’entreprise. La sauvegarde de données protège bien sûr contre les pertes de données liées au vol d’ordinateur par exemple, mais également face aux accidents du quotidien. Une erreur de manipulation ou la présence d'un virus peuvent rapidement aboutir à la destruction de données essentielles à la survie de votre entreprise. Une externalisation de sauvegarde en datacenter permet de sécuriser de façon optimum les données vitales à la survie de votre entreprise.

-- L’externalisation de l'information facilite la politique de mobilité de l’entreprise. Vous avez une équipe itinérante, des collaborateurs aux quatre coins de la métropole ? L’externalisation de votre système d’information va permettre à votre équipe mobile ou delocalisée d'accéder aux données de l'entreprise et de travailler dans des conditions de travail similaires à celles de leurs collaborateurs sédentaires.

Externaliser consiste à se concentrer sur son cœur de métier pour faire réaliser par des intervenants extérieurs des prestations qui font souvent partie d'activités "secondaires". En confiant l’exploitation de certaines parties du système informatique à des spécialistes, vous avez la garantie d’un fonctionnement optimisé et évolutif.

BIEN CHOISIR SON PARTENAIRE

Il y a sur le marché 2 principaux types d’infogérants : les géants du marché (Cap Gemini, IBM, …), et des structures à taille plus humaine. Faire le bon choix de prestataire, c’est considérer l’influence des points suivants :

la présence locale de votre prestataire (la proximité géographique est un plus)
la pérennité financière
la capacité à intégrer les nouvelles technologies
les structures mises à disposition (chef de projet dédié, hot-line, …)
un contact relationnel de qualité avec votre partenaire
une culture d’entreprise proche de la vôtre
le rapport qualité-services-prix

5 CONSEILS POUR LA REUSSITE DE VOTRE PROJET D’EXTERNALISATION

1 – L’externalisation : une démarche de partenariat. En contrepartie d’un engagement de durée, vous bénéficiez de services adaptés, d’une expertise domaine, … Un bon contrat de partenariat est celui où vous avez pensé les clauses de sortie, d’évolution, d’engagement, de mesure, de qualité de service. Pensez à les négocier !

2 – Ne minimisez pas les besoins présents et futurs auprès de votre prestataire infogérant ; toute variation au cours du contrat peut engendrer des coûts conséquents.

3 - Considérez la faculté de votre prestataire à évoluer techniquement. Vous devez être en phase avec lui fonction de votre besoin technologique.

4 – Sous traiter ou déléguer ne signifie pas que vous n’avez pas besoin de compétences informatiques internes pour mener à bien les projets. Le directeur ou responsable informatique reste incontournable au sein de votre entreprise et se concentrera alors sur l’essentiel : le développement de votre activité autour de la coordination des différentes directions métier.

5 – N’hésitez pas à vous appuyer sur des modèles existants (régie, contrats de service, contrats multi-activités, ..). Le choix réside généralement dans le niveau de transfert de responsabilité souhaité. Vous avez également la possibilité de sous-traiter le projet d’externalisation de votre entreprise en faisant appel à un conseil spécialisé dans ce domaine vous apportant une solution résolument adaptée à vos besoins.